Das Parkinsonsche Gesetz – Mehr Zeit durch weniger Zeit

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In den 1950er Jahren verfasste der Soziologe C. Northcote Parkinson verschiedene Lehrsätze zur Verwaltungs- und Wirtschaftslehre – Unter anderem das Parkinsonsche Gesetz.

Diese haben zwar einen ironischen Charakter, treffen meiner Meinung nach aber genau auf den Punkt. Parkinson hat viele dieser „Weisheiten“ verfasst.

Ich beschränke mich in diesem Beitrag auf das für mich wichtigste.

„Work expands so as to fill the time available for its completion.“

C. Northcote Parkinson

Auf Deutsch bedeutet das Parkinsonsche Gesetz also „Arbeit dehnt sich genau so weit aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“

Diesen Satz solltest du dir von nun an einprägen und immer im Kopf behalten, wenn Aufgaben anstehen, die du aufschieben könntest. Machen wir uns diesen Merksatz einmal an einem Beispiel deutlich.

Nehmen wir an, du musst bei einem wichtigen Meeting einen Präsentation vorstellen und hast noch 4 Wochen Zeit um diese zu erstellen.

Das Parkinsonsche Gesetz sagt also, du wirst auch die vollen 4 Wochen benötigen, um deine Aufgabe zu erledigen.

Planung, Recherche und das anschließende Schreiben werden sich auf vier Wochen ausdehnen und am Ende wirst du zwangsläufig kurz vor knapp mit deiner Arbeit fertig werden.

Du hast dich einen vollen Monat mit diesem wichtigen Punkt beschäftigt und ihn immer im Hinterkopf mit dir herumgetragen.

Wenn du mit Freunden unterwegs bist, mit deiner Freundin essen bist oder auf der Arbeit bist. Kannst die dich dann auf irgendeine von diesen eigentlich schönen Aktivitäten konzentrieren und sie wirklich genießen?

Oder läuft dir jedes Mal ein kalter Schauer über den Rücken, wenn dir plötzlich wieder einfällt, dass du deine Präsentation noch fertigstellen musst?

Mir ging es da nicht anders. Ich habe in der Schule praktisch jede Aufgabe bis zum Gehtnichtmehr aufgeschoben und dann immer auf den letzten Drücker erledigt.

Dafür habe ich aber den ganzen Monat davor bei jeder anderen Aktivität ein schlechtes Gewissen gehabt, weil ich jetzt gerade nicht an meinem Aufsatz arbeite.

Dieses Gefühl hätte ich aber sehr leicht umgehen können, indem ich mir selbst einfach einen sehr viel kürzeren Zeitraum gesetzt hätte.

Hätte ich mir, nachdem ich die Aufgabe bekommen hatte, ein eigenes Zeitfenster von nur einer Woche gesetzt, dann hätte ich die Aufgabe mit Sicherheit auch innerhalb dieser kurzen Zeit erledigt gehabt.

„Work expands so as to fill the time available for its completion.“ – Parkinsonsche Gesetz

Wenn ich nur eine Woche Zeit habe um meine Aufgabe zu erledigen, dann werde ich zwangsläufig Wege finden müssen, um effizienter und schneller zu arbeiten. Dadurch werde ich allerdings keine Steigerung in der Qualität erreichen.

Was ich aber erreiche, ist eine Steigerung meiner Produktivität in allen anderen Bereichen. Ich befreie meinen Kopf von der Last ständig an die aufgeschobene Arbeit denken zu müssen.

Und kann mich wieder auf andere wichtige Bereiche konzentrieren.

Parkinsonsche Gesetz – Verkürze deine Deadline

Hier ist also mein Tipp. Wähle den Zeitraum, den du dir selbst zur Verfügung stellst, weise. Bleiben wir beim Beispiel unserer Präsentation.

Anstelle der 4 Wochen nimmst du dir nur 1 Woche Zeit, um deine Aufgabe zu erfüllen.

Jetzt ist aber die Präsentation vielleicht nicht die einzige Aufgabe, die du noch zu erledigen hast. Das kann ja schnell mal passieren.

Vielleicht musst du auch noch eine aufwändige Tabelle fertigstellen, die innerhalb der nächsten 2 Wochen von dir verlangt wird.

Hier nimmst du dir nochmal eine Woche Zeit. Erledigst diese Aufgabe vor deiner Präsentation innerhalb von 7 Tagen und anschließend erstellst du deine Präsentation.

Innerhalb von 2 Wochen hast du dann Aufgaben erfüllt, die du sonst in 4 Wochen erledigt hättest.

Man bekommt schnell das Gefühl, dass man die 4 Wochen Bearbeitungszeit wirklich benötigt hat. Davon darf man sich aber nicht täuschen lassen.

Überlege dir genau, wie viel Zeit du wirklich mit produktiver und konzentrierter Arbeit verbracht hast.

Ein bisschen Staubsaugen, schnell noch was gekocht und danach kurz die Küche geputzt. Zwischendurch kurz an der Präsentation gearbeitet und schwups ist’s Nachmittag und es geht zum Sport oder andere Aktivitäten kommen dazwischen.

Ein paar solcher Tage am Stück und Ruck-Zuck ist eine Woche vergangen, ohne das du merklichen Fortschritt gemacht hast.

Parkinsonsche Gesetz – Schlechtere Qualität?

Diesen Einwand könnte man berechtigterweise anführen. Die Regel von Parkinson ist durchaus mit Vorsicht zu genießen.

Natürlich können wir unser Zeitfenster nicht unendlich eingrenzen, ohne irgendwann Einbußen bei der Qualität zu machen.

Du musst diese feine Unterscheidung für dich selbst herausfinden.

Wie viel Zeit brauchst du tatsächlich für deine Arbeit? Ab welchem Zeitrahmen fängst du an aufzuschieben und verlierst an Produktivität.

Wenn du diese Überlegung anstellst, und deine Zeit entsprechend verteilst, kannst du deutlich produktiver werden und hast mehr Zeit um dich auf wichtige Angelegenheiten konzentrieren zu können.

Sobald du eine neue Aufgabe erhältst, solltest du zuerst versuchen zu schätzen, wie lange du brauchen wirst, um sie zu erledigen.

Sagen wir du hast 4 verschiedene Aufgaben zu erledigen und musst alle bis in 2 Wochen fertiggestellt haben.

Deine Schätzung ist jetzt, dass du pro Aufgabe ungefähr 10 Stunden benötigst.

Damit dich nicht zu sehr verausgabst, sondern mit Struktur durch die Woche kommst, ist es ratsam, einen Plan zu schreiben.

Dabei kannst du eine Technik anwenden, die sich Time-Blocking nennt.

Time-Blocking – Wochenplan

Der erste Schritt war deine Schätzung. Das hast du bereits erledigt. Jetzt stellst du dir einen Wochenplan zusammen, der die verschiedenen Aufgaben gleichmäßig auf deine Arbeitstage verteilt. So hast du dein Pensum genau vor Augen.

Mir fällt es dadurch immer wesentlich einfacher, mich tatsächlich hinzusetzen und auch etwas zu arbeiten.

Denn wenn du die verschiedenen Aufgaben einfach dauerhaft in deinem Kopf mit dir rumschleppst, wirkt sich das auch auf deine Performance in anderen Bereichen aus.

Wenn ich mehrere Aufgaben habe, die sich an verschiedenen Tagen wiederholen, vertausche ich gerne die Reihenfolge.

Das bringt Abwechslung in den Arbeitsalltag. So muss ich nicht jeden Tag alle Aufgaben in immer der gleichen Reihenfolge abarbeiten.

Dank dem Time Blocking und dem klaren Wochenplan, wird man das schlechte Gefühl beim Aufschieben los. Denn du schiebst ja nicht mehr auf.

Du hast deine Deadline erfolgreich verkürzt. Deine Aufgaben erledigst du mit dem Plan zügig und ohne viel Aufschieben und hast in der übrigen Zeit ein gutes Gewissen, weil du weißt, dass du einen Plan hast.

Für mich als prädestinierter Aufschieber ist diese Regel im Hinterkopf zu behalten ein echter Gewinn. Ich hoffe sie konnte auch dich inspirieren, dein Zeitmanagement neu anzugehen.

Warum wir unsere Produktivität steigern sollten!

Warum ist es eigentlich erstrebenswert seine Produktivität zu maximieren? Kann man das überhaupt? Ist es möglich über einen längeren Zeitraum mit maximaler Produktivität zu arbeiten?

Meiner Meinung nach ist das nicht möglich. Egal wie diszipliniert du bist, irgendwann wirst du abgelenkt und deine Produktivität stürzt ab.

Wenn ich einen längeren Zeitraum meinen Zeitplan einhalten habe, kommt es irgendwann dazu, dass ich komplett rausfalle.

Ich denke, das ist aber auch ein Teil des Prozesses um deinen optimalen Rhythmus zu finden.

Versuche deinen täglichen bzw. Wöchentlichen Plan über die Zeit so anzupassen, dass du ihn gut durchhalten kannst, auch über einen längeren Zeitraum.

Nimm dir dafür zu Beginn nicht zu viel vor und erweitere deinen Plan langsam Stück für Stück.

Wenn du einen Plan machst und dich nur sehr schwierig daran halten kannst, dann solltest du etwas verändern.

Ein wenig Überwindung ist aber natürlich immer notwendig. Vor allem das Starten kann ein Problem sein.

Mir hilft es schon den Wochenplan zu haben, um mich zum Anfangen zu motivieren. Wenn dir das nicht ausreicht, dann ist die 2 Minuten Regel vielleicht etwas für dich.

Die 2 Minuten Regel

Stell dir einfach vor, du würdest die Aktivität, zu der du dich nicht motivieren kannst nur für 2 Minuten ausführen müssen.

Das kann alles sein. Arbeit, Sport, Hobby ganz egal. Sag dir einfach: „Ich mache das jetzt für 2 Minuten, danach höre ich auf wenn ich will“.

Nach den 2 Minuten bist du aber schon mittendrin und machst wahrscheinlich weiter.

Wer Produktiv arbeiten möchte, der braucht einen Arbeitsplatz, der das auch zulässt. Du möchtest deinen Arbeitsplatz ein bisschen aufmotzen oder suchst noch schicke und edle Ausrüstung für deinen Schreibtisch?

Wir haben sie!

Vielen Dank für deine Aufmerksamkeit! Ich bin mir sicher, dass wenn du die Techniken aus diesem Beitrag verwendest, kannst du deine Produktivität steigern und holst mehr aus deinem Tag raus!

Schreib uns deine Meinung zu dem Thema gerne in die Kommentare unter den Beitrag!

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